Begrafenissen Messiaen
Messiaen, een familieonderneming met vijf uitvaartcentra uit West-Vlaanderen, wist niet goed welke kant uit nadat hun softwareleverancier besliste om te stoppen met hun dienstverlening. Messiaen consulteerde Mediasoft om hen te helpen met het stroomlijnen en digitaliseren van hun werking. Het doel? Efficiënter plannen, beter samenwerken, met een secure opvolging voor een vlottere werking.
De persoonlijke begeleiding van naasten staat centraal voor Messiaen. De administratieve taken die op korte tijd uitgevoerd moeten worden zijn een belangrijk onderdeel bij het verzorgen van een uitvaart.
Een platform dat deze dagelijkse taken automatiseert en vereenvoudigt was een absolute must. Onze webdevelopers bouwden dit platform op basis van PHP en Symfony, een stabiel en volwassen framework, volledig gericht op het bouwen van heavy-duty PHP-webapplicaties.
De webapplicatie blinkt vooral uit in veelzijdigheid. “Het platform biedt het overzicht dat ik nodig had. Alle taken worden automatisch opgevolgd, waardoor er veel administratief werk wegvalt en er meer tijd vrijkomt voor andere zaken.”, aldus Céderic Messiaen.
Alle functionaliteiten voor een efficiënte werking van het bedrijf, zijn aanwezig:
- Beheren van dossiers van overledenen
- Een planningstool geïntegreerd met de dossiers, zodat de taken uit deze dossiers automatisch aan de planning gekoppeld kunnen worden
- Aansturing en opvolging van het drukwerk
- Automatiseren van de noodzakelijke aangiftes
- Beheren van producten, leveranciers, taak- en product templates
- Offertes en facturen opmaken en versturen
- Koppeling met Exact Online zodat manueel boekhoudwerk geautomatiseerd wordt
- Condoleanties via het rouwregister op de website verzamelen voor de naasten
- En nog veel meer!
Hieronder lichten we de werking van enkele functionaliteiten extra toe.
Een dossier bestaat uit verschillende fiches die elk apart aanpasbaar zijn. Denk hierbij aan de gegevens van een persoon, de plechtigheid, de aangiftes voor de instanties, het drukwerk, etc. Elke fiche is flexibel toepasbaar per dossier, in functie van de wensen van de naasten en de administratieve verplichtingen.
Aan elke fiche kunnen automatische taken gelinkt worden, maar kunnen er ook manuele taken worden toegevoegd. Een fiche krijgt groen licht van zodra alle taken uitgevoerd werden zodat er telkens een goed overzicht is van wat er nog moet gebeuren.
Vroeger gebeurde de planning aan de hand van een complex Excel-bestand, dat zeer moeilijk te onderhouden was. Om dit op te lossen, integreerden we een automatische planningstool in het platform. Het aanmaken van een nieuw dossier brengt bepaalde taken met zich mee, die dankzij deze integratie automatisch in de planningstool terechtkomen.
Het handmatig invoeren van alle taken is dus volledig verleden tijd. Het resultaat? Maximale tijdsbesparing, meer controle en een betere samenwerking!
Van zodra een dossier is afgewerkt, kan er zeer eenvoudig een factuur opgemaakt worden. Deze wordt automatisch opgebouwd op basis van alle diensten en gelinkte producten uit het dossier met een druk op de knop.
Om een verdere tijdswinst te bekomen werd ook een koppeling met Exact Online gerealiseerd opdat de facturen ook automatisch in de boekhouding worden opgenomen. Weer een manuele handeling bespaard!
Dankzij deze integratie met Exact Online dient de boekhouder de verkoopfacturen niet meer manueel in te boeken. Daarnaast kan er aan de hand van de unieke code van elk product, in Exact Online opgevolgd worden welke producten bijvoorbeeld vaak verkocht worden.
Nieuwe Drupal-website naadloos geïntegreerd met het platform
Onze webdevelopers stonden voor de uitdaging om een nieuwe Drupal-website te bouwen met volledige integratie met het platform. Deze koppeling werkt in twee richtingen. Als een medewerker een nieuw dossier aanmaakt in de webapplicatie, komt de overledene na de publicatie automatisch met foto en rouwprentje op de website te staan. Familie, vrienden en kennissen kunnen dan op de website condoleren.
Anderzijds komen deze steunbetuigingen automatisch terecht in het dossier van de overledene. Begrafenissen Messiaen kan nadien dus alle betuigingen exporteren naar een mooi bestand en deze aan de naasten bezorgen.
Online marketing boost de online présence van Messiaen
Na de lancering van de nieuwe website zagen we meteen een positieve impact op de resultaten. Niet alleen steeg het aantal bezoekers met 58%, er werden per bezoek ook twee keer zoveel pagina’s bezocht, en tegelijkertijd daalde het bouncepercentage met 25%.
Na de lancering van de nieuwe website, zette het marketingteam van Mediasoft hun kennis en ervaring in voor Messiaen. Op vlak van SEA zagen we vorige maand 2,5 x meer kliks naar de website, en dit voor een kost per klik van 50% minder!
Samen met alle inspanningen rond online marketing, zorgde de website op enkele maanden tijd voor knappe resultaten. Er werden meer dan 1000 conversies geregistreerd via de website, waarbij bezoekers per mail, telefoon of via het contactformulier in contact kwamen met Messiaen.
Waarom Mediasoft?
Een grote troef van de samenwerking met Mediasoft, was de één op één communicatie, aldus Céderic Messiaen. “Ik had één vast aanspreekpunt waarbij ik terecht kon met al mijn vragen en opmerkingen. Deze persoon volgde mijn project zeer nauw op waardoor de samenwerking vlot en soepel is verlopen.”
Of hij onze diensten zou aanbevelen? “Nee, want dan hebben jullie minder tijd voor mij.”, lacht Céderic Messiaen. “De persoonlijke aanpak vind ik het belangrijkst, en die was kenmerkend voor Mediasoft. Ik kijk in elk geval uit naar de verdere samenwerking, want ik weet dat ik bij Mediasoft in goede handen ben.”
We zijn trots op het eindresultaat van dit veelzijdige webplatform en kijken uit naar de verdere samenwerking met Messiaen.